Microsoft Teams och SharePoint har blivit centrala verktyg i många organisationer. De gör det enkelt att samarbeta, dela dokument och arbeta tillsammans, oavsett var man befinner sig. Samtidigt ser vi ofta samma utmaning hos företag som börjar använda Microsoft 365 fullt ut: strukturen saknas. 

När nya team skapas utan tydliga riktlinjer och dokument sparas på olika platser blir det snabbt svårt att hitta rätt information. Flera versioner av samma fil börjar cirkulera och medarbetare lägger onödig tid på att leta efter dokument. 

Nyckeln är att bestämma en tydlig struktur från början och att låta Teams och SharePoint fylla olika roller i organisationens digitala arbetsplats, så att det blir enkelt att göra rätt i vardagen. 

Teams för samarbete – SharePoint för struktur 

Ett vanligt misstag är att använda Teams och SharePoint på samma sätt. I praktiken har de olika syften. 

Microsoft Teams fungerar bäst som navet för kommunikation och samarbete. Här sker möten, chattar och det dagliga arbetet i olika grupper. 

SharePoint är däremot grunden för dokumenthantering och informationsstruktur. Alla filer som delas i Teams lagras egentligen i SharePoint, vilket gör att strukturen där är avgörande för hur lätt informationen blir att hitta. 

När organisationen är tydlig med denna uppdelning blir det enklare för medarbetare att veta var de ska arbeta och var dokument ska sparas, utan att behöva gissa. 

Utgå från verksamheten när ni skapar team 

Många organisationer börjar skapa team efter behov. Ett projekt här, en arbetsgrupp där och plötsligt finns det hundratals team utan överblick. 

En bättre utgångspunkt är att låta strukturen spegla hur verksamheten faktiskt arbetar. Ofta fungerar det bra att skapa team för exempelvis avdelningar eller större projekt, medan mer tillfälliga diskussioner kan hanteras inom befintliga team. 

Det är också viktigt att varje team har en tydlig ägare som ansvarar för struktur, kanaler och arkivering när arbetet är avslutat. Utan ansvar riskerar team snabbt att bli liggande kvar och skapa oreda, vilket är något många organisationer känner igen efter en tid. 

En enkel dokumentstruktur gör stor skillnad 

Eftersom dokumenten lagras i SharePoint är det här grunden för en fungerande struktur. Många organisationer försöker återskapa gamla filservrar med djupa mappstrukturer, men det gör ofta informationen svårare att hitta. 

En enklare struktur med tydliga dokumentbibliotek, konsekvent namngivning och versionshantering räcker långt. När medarbetare vet var dokument ska sparas minskar risken för dubbletter och det blir betydligt enklare att hitta rätt fil senare. 

Det viktigaste är egentligen inte exakt hur strukturen ser ut, utan att hela organisationen arbetar på samma sätt och att det finns en tydlig väg att följa. 

Små riktlinjer som förebygger stora problem 

För att Teams och SharePoint ska fungera över tid behöver organisationen några enkla gemensamma riktlinjer. Det kan till exempel handla om när ett nytt team ska skapas, hur projekt namnges eller var olika typer av dokument ska sparas. 

När dessa arbetssätt är tydliga från början slipper många företag den situation som annars uppstår efter ett eller två år: ett växande digitalt landskap där ingen riktigt vet var saker finns och där mycket tid går åt till att leta. 

Rätt struktur gör Microsoft 365 till ett kraftfullt verktyg 

När Teams och SharePoint används på rätt sätt kan de skapa en betydligt mer effektiv digital arbetsplats. Dokument blir enklare att hitta, samarbetet fungerar smidigare och organisationen slipper lägga tid på att leta efter information. 

På Elon Business IT & Solutions hjälper vi företag att strukturera sin Microsoft 365-miljö så att Teams och SharePoint faktiskt förenklar arbetet, istället för att skapa digitalt kaos och vi finns med som stöd hela vägen från uppsättning till löpande utveckling. 

“En tydlig struktur i Microsoft 365 gör att tekniken börjar arbeta för verksamheten, inte tvärtom.” – Alexander Karlberg, Leveranstekniker på Elon Business IT & Solutions 

Vill du få bättre ordning i Teams och SharePoint? Kontakta oss eller boka ett möte så går vi igenom hur din organisation kan skapa en tydligare digital arbetsplats, med en struktur som faktiskt fungerar i vardagen.