Att ge rätt personer rätt åtkomst i SharePoint är en avgörande del av både säkerhet och effektivitet. Det kan vara lockande att låta alla komma åt allt för att underlätta samarbetet, men i praktiken innebär det ofta stora risker.
Här förklarar vi varför behörigheter behöver hanteras med omsorg, och hur du gör det på ett säkert sätt.
Varför du inte bör ge alla åtkomst
1. Risk för misstag och dataförlust
När alla användare har fullständig åtkomst ökar risken för att viktiga dokument raderas eller ändras av misstag. Det kan snabbt leda till förlorad information, driftstörningar och extraarbete för att återställa filer.
2. Säkerhetsrisker och läckor
Bred åtkomst kan exponera känslig information för personer som inte borde se den. Det ökar risken för dataintrång, felaktig delning och bristande efterlevnad av GDPR och interna riktlinjer.
3. Otydligt ansvar
Om många har samma rättigheter blir det svårt att spåra vem som gjort ändringar eller tagit bort information. Det gör både felsökning och ansvarsfördelning betydligt mer komplicerat.
Så hanterar du behörigheter på rätt sätt
Använd principen om minsta privilegium
Tilldela bara den åtkomst som verkligen behövs för att användaren ska kunna utföra sitt arbete. Det minimerar risken för oavsiktliga ändringar eller dataläckor.
Arbeta med säkerhetsgrupper
Samla användare i grupper baserat på roll eller funktion, till exempel Ekonomi, HR eller Projektledning. Tilldela behörigheter till grupper (inte till individer) för att få bättre kontroll och enklare hantering.
Anpassa åtkomst där det behövs
Om vissa delar av en SharePoint-yta innehåller känslig information, bryt behörighetsarvet och skapa särskilda rättigheter för den delen.
Granska behörigheter regelbundet
Se över vem som har åtkomst minst ett par gånger per år. Ta bort rättigheter för användare som bytt roll eller slutat. Det är ett enkelt sätt att stärka säkerheten.
“Att ge bred åtkomst kan skapa allvarliga risker för organisationen. På Elon Business IT & Solutions rekommenderar vi att tillämpa principen om minsta privilegium och regelbundna översyner – för en trygg och effektiv samarbetsmiljö.”
– Alexander Cheveralls, IT-expert, Elon Business IT & Solutions
Tryggt samarbete med rätt struktur
Att vara restriktiv med behörigheter handlar inte om att begränsa samarbetet, utan om att skydda det. När varje användare har rätt nivå av åtkomst blir arbetet både säkrare och mer organiserat.
Vi på Elon Business IT & Solutions hjälper företag att skapa en säker och effektiv Microsoft 365-miljö, med rätt struktur, tydliga behörigheter och smarta rutiner för informationshantering.
Kontakta oss eller boka ett möte, så visar vi hur du säkrar både samarbetet och dataskyddet i SharePoint.
