I många företag är skrivare och utskrifter en självklar del av vardagen. Avtal, offerter, rapporter och andra dokument skrivs ut dagligen, ofta utan att man reflekterar över hur mycket tid, pengar och administration det faktiskt innebär. 

Samtidigt är utskriftsmiljön i många organisationer svår att överblicka. Olika skrivare används på olika sätt, toner beställs när den tar slut och ingen riktigt vet hur mycket som skrivs ut eller vad det kostar förrän problemen uppstår. 

Genom att skapa en mer strukturerad utskriftslösning kan företag få bättre kontroll över både kostnader, säkerhet och drift, utan att det kräver mer arbete i vardagen. 

Få överblick över kostnaderna 

En vanlig utmaning är att utskrifter sker utan tydlig uppföljning. Skrivare köps in vid behov, toner beställs manuellt och service hanteras när något går sönder. 

Det gör det svårt att veta vad utskrifterna faktiskt kostar över tid och var det finns möjlighet att effektivisera. 

Med en mer strukturerad utskriftslösning kan företag istället få bättre kontroll över hela miljön. Förbrukning, service och drift kan följas upp på ett mer systematiskt sätt, vilket gör det lättare att planera och hålla kostnaderna under kontroll. 

Rätt skrivare på rätt plats 

I många organisationer finns skrivare som inte är anpassade efter hur de faktiskt används. Vissa skrivare överbelastas medan andra nästan aldrig används. 

Genom att analysera hur utskrifter sker i verksamheten går det ofta att placera skrivare mer strategiskt. Det kan innebära att vissa skrivare används gemensamt av flera avdelningar eller att mer effektiva enheter ersätter äldre utrustning. 

När rätt skrivare används på rätt plats blir både arbetsflödet smidigare och kostnaderna lägre, samtidigt som onödiga moment försvinner. 

Automatisk hantering av förbrukningsmaterial 

Att hålla koll på toner och andra förbrukningsvaror kan ta mer tid än man tror. Ofta upptäcks behovet först när något tar slut, vilket kan skapa onödiga avbrott i arbetet. 

Med moderna utskriftslösningar kan skrivare istället övervakas automatiskt. När toner börjar ta slut kan nya förbrukningsvaror beställas automatiskt eller levereras innan skrivaren stannar. 

Det gör att verksamheten slipper avbrott, att administrationen minskar och att skrivarna alltid är redo när de behövs. 

Säker hantering av dokument 

Skrivare hanterar ofta känslig information, till exempel avtal, kunduppgifter eller interna dokument. Samtidigt är det vanligt att utskrifter ligger kvar i skrivaren tills någon hämtar dem. 

Med säker utskrift kan dokument istället skrivas ut först när användaren identifierar sig vid skrivaren, till exempel med kort eller kod. Det gör att känsliga dokument inte hamnar i fel händer. 

Det skapar både bättre säkerhet och mer kontroll över hur utskrifter används, utan att påverka hur enkelt det är att skriva ut. 

Mindre administration i vardagen 

När utskriftsmiljön fungerar som den ska märks den knappt i vardagen. Skrivarna fungerar, toner finns på plats och användarna kan skriva ut utan problem. 

Genom att samla skrivare, service och förbrukning i en mer genomtänkt lösning kan företag minska administrationen och samtidigt få bättre kontroll över hela utskriftsmiljön, utan att behöva lägga tid på att hantera den själva. 

På Elon Business IT & Solutions hjälper vi företag att analysera och optimera sina utskriftslösningar, så att skrivare blir ett stöd i arbetet istället för ett återkommande problem. Vi tar ansvar för helheten och ser till att allt fungerar i praktiken, varje dag. 

“Många företag lägger mer tid och pengar på utskrifter än de tror. Med rätt lösning går det ofta att både förenkla och effektivisera utan att tänka på det i vardagen.” – Timmy Landin, Supporttekniker på Elon Business IT & Solutions 

Vill du få bättre kontroll över företagets utskrifter? Kontakta oss eller boka ett möte så berättar vi mer och hjälper er få en lösning som bara fungerar.