När kunder kontaktar ett företag är telefonen fortfarande en av de viktigaste kontaktvägarna. För många är det det snabbaste sättet att få hjälp, ställa frågor eller lösa ett problem. Samtidigt är det också en kontaktpunkt där mycket kan gå fel med långa väntetider, missade samtal eller att kunden kopplas runt mellan olika personer. 

Med rätt telefonilösning kan företag istället skapa en smidig och professionell kundupplevelse redan från första kontakten utan onödiga hinder i vägen. 

Tillgänglighet är avgörande 

En av de viktigaste faktorerna för bra kundservice är tillgänglighet. När kunder ringer vill de snabbt få kontakt med rätt person eller åtminstone få tydlig information om vad som händer härnäst. 

Med en modern företagsväxel kan inkommande samtal hanteras på ett mer strukturerat sätt. Samtal kan till exempel styras till rätt avdelning, placeras i kö när alla är upptagna eller vidarekopplas till en kollega som är tillgänglig. 

Det gör att fler samtal besvaras och att kunder slipper uppleva att de “fastnar” i telefonin eller behöver ringa flera gånger för att komma fram. 

Kunden ska snabbt komma rätt 

En vanlig frustration för kunder är att behöva bli kopplade flera gånger innan de når rätt person. När telefonilösningen är rätt uppsatt kan samtal istället styras mer effektivt från början. 

Genom att använda enkla menyval eller tydlig struktur i växeln kan kunder snabbt välja rätt väg in i organisationen. Samtidigt kan medarbetare se vem som ringer och vilken typ av ärende det gäller redan innan de svarar. 

Det gör samtalet både snabbare, mer effektivt och ger ett bättre första intryck. 

Flexibel telefoni gör företaget mer tillgängligt 

I många organisationer arbetar medarbetare idag inte bara från kontoret. De kan vara ute hos kund, arbeta hemifrån eller röra sig mellan olika platser under dagen. 

Med moderna telefonilösningar kan företagsväxeln följa med i mobilen. Det innebär att medarbetare kan ta emot samtal via växeln oavsett var de befinner sig. 

För kunden innebär det en stor fördel. Samtalet kan besvaras även när personen inte sitter vid sitt skrivbord, vilket minskar väntetider och ökar tillgängligheten. 

Missade samtal ger värdefull information 

Många företag missar en viktig möjlighet när det gäller telefonin: att analysera hur samtalen faktiskt hanteras. 

Med statistik från växeln går det ofta att se hur många samtal som kommer in, när belastningen är som högst och hur många samtal som missas. 

Den informationen kan hjälpa företaget att förbättra bemanning, öppettider eller arbetssätt i kundkontakten, baserat på verkliga behov istället för antaganden. 

Telefonin är en del av kundupplevelsen 

Telefonilösningen är ofta en underskattad del av kundupplevelsen. Men när den fungerar smidigt märks det direkt genom att kunder får snabbare hjälp, samtal hamnar rätt och kommunikationen flyter bättre. 

Med rätt struktur i telefonin kan företaget både förbättra servicen och göra arbetsdagen enklare för medarbetarna, utan att skapa mer administration. 

På Elon Business IT & Solutions hjälper vi företag att skapa telefonilösningar som gör kommunikationen tydligare, mer flexibel och mer kundvänlig. Vi ser till att lösning, inställningar och support hänger ihop och fungerar i praktiken, varje dag. 

“När telefonin fungerar smidigt märks det direkt i kundupplevelsen. Både för kunden och för medarbetarna, i varje samtal.” – Douglas Granlöf, Supporttekniker på Elon Business IT & Solutions 

 Vill du veta hur rätt telefonilösning kan förbättra kundservicen i ditt företag? Kontakta oss eller boka ett möte så berättar vi mer och hjälper er skapa en lösning som fungerar i vardagen.