Microsoft 365 är idag ett av de mest använda verktygen för samarbete och produktivitet i företag. De flesta organisationer använder Outlook, Teams och kanske SharePoint dagligen. Men trots det är det vanligt att stora delar av plattformens funktioner aldrig riktigt används fullt ut. 

Resultatet blir att företag betalar för verktyg som redan finns, samtidigt som man letar efter externa lösningar för uppgifter som Microsoft 365 faktiskt redan kan lösa, ofta helt i onödan. 

Här är fem funktioner i Microsoft 365 som många företag missar, men som kan göra arbetsdagen både enklare och mer effektiv utan att införa nya system. 

1. Delade planeringsytor med Microsoft Planner 

Många företag hanterar projekt och uppgifter i Excel, mejl eller separata verktyg. Samtidigt finns Microsoft Planner redan integrerat i Microsoft 365. 

Planner gör det möjligt att skapa visuella arbetsflöden där team enkelt kan se uppgifter, ansvariga personer och status i ett projekt. Uppgifter kan kopplas till personer, deadlines och filer och allt kan hanteras direkt i Teams. 

Fördelarna är att: 

• alla ser vad som ska göras
• ansvar blir tydligt
• projekt kan följas upp enklare 

Det är ett enkelt sätt att skapa struktur utan att införa ytterligare system och utan att behöva samla information från flera olika håll. 

2. Automatisera arbetsflöden med Power Automate 

Många manuella arbetsmoment i organisationer kan faktiskt automatiseras. Med Power Automate kan företag skapa automatiska flöden mellan olika system i Microsoft 365. 

Exempel på vad som kan automatiseras: 

• notifieringar när dokument ändras
• godkännande av avtal eller fakturor
• automatiska påminnelser om uppgifter
• sparande av bilagor från mejl till SharePoint 

Små automatiseringar kan spara mycket tid över tid, särskilt i administrativa processer och minska risken för att något faller mellan stolarna. 

3. Samla kunskap i SharePoint och intranät 

I många organisationer är viktig information spridd över mejl, dokument och chattar. Det gör att medarbetare ofta behöver fråga kollegor istället för att snabbt hitta information själva. 

Med SharePoint kan företag skapa ett intranät där policys, rutiner, guider och nyheter samlas på ett och samma ställe. 

När information är lätt att hitta: 

• minskar antalet frågor i organisationen
• onboarding av nya medarbetare blir enklare
• kunskap stannar kvar i företaget 

Det gör SharePoint till mer än bara en plats för dokument, det blir även en gemensam kunskapsbas för hela verksamheten. 

4. Samarbete i dokument – i realtid 

Många företag arbetar fortfarande med dokument genom att skicka filer fram och tillbaka via mejl. Det leder ofta till flera versioner av samma dokument. 

I Microsoft 365 kan flera personer istället arbeta i samma dokument samtidigt i Word, Excel eller PowerPoint. Alla ändringar sparas automatiskt och versionshistorik gör att man alltid kan gå tillbaka till tidigare versioner. 

Det minskar risken för dubbletter och gör samarbetet betydligt smidigare, samtidigt som alla alltid arbetar i rätt version. 

5. Säker delning av filer 

Att skicka dokument via mejl eller använda externa filöverföringstjänster kan skapa säkerhetsrisker. I Microsoft 365 finns redan funktioner för säker fildelning via OneDrive och SharePoint. 

Det gör det möjligt att dela dokument med externa parter, styra vem som får åtkomst, sätta tidsbegränsningar för länkar och spåra vem som öppnar filer. På så sätt kan företag dela information på ett säkert sätt utan att behöva använda externa tjänster och utan att tappa kontrollen över sina dokument. 

Få mer värde av Microsoft 365 

Microsoft 365 innehåller långt fler funktioner än vad många företag faktiskt använder i vardagen. När organisationer lär sig använda fler av verktygen som redan finns i plattformen kan de ofta effektivisera arbetet utan att investera i nya system. 

På Elon Business IT & Solutions hjälper vi företag att få ut mer av Microsoft 365, från struktur i Teams och SharePoint till automatisering och effektivare arbetssätt. Vi guidar, sätter struktur och ser till att lösningen fungerar i praktiken, inte bara på pappret. 

“Många organisationer har redan verktygen de behöver i Microsoft 365, det handlar bara om att använda dem rätt.” – Noah Jedstdt, Supporttekniker på Elon Business IT & Solutions 

Vill du veta hur din organisation kan använda Microsoft 365 mer effektivt? Kontakta oss eller boka ett möte så berättar vi mer och visar hur ni kan få ut mer av det ni redan har.