I många företag växer skrivarmiljön fram över tid. En skrivare köps in när behov uppstår, en annan placeras i ett mötesrum och ytterligare en står kvar sedan tidigare. Efter några år kan resultatet bli en miljö där ingen riktigt har överblick över hur skrivarna används eller om de faktiskt är rätt placerade. Det är där små ineffektiviteter smyger sig in i vardagen. 

När skrivare används strategiskt kan de istället bli ett stöd i arbetsflödet. Genom att analysera hur utskrifter sker i organisationen går det ofta att skapa en lösning som både fungerar bättre i vardagen och minskar kostnaderna, utan att göra det mer komplicerat för användarna. 

Börja med att förstå hur utskrifter används 

För att kunna optimera en utskriftsmiljö behöver man först förstå hur utskrifter faktiskt används i organisationen. I många fall visar det sig att vissa skrivare används väldigt mycket medan andra nästan aldrig används. 

Det kan också finnas stora skillnader mellan olika avdelningar. En ekonomiavdelning kan till exempel ha ett stort behov av utskrifter, medan andra delar av organisationen nästan bara arbetar digitalt. 

Genom att kartlägga volymer, användning och placering blir det lättare att fatta beslut om hur skrivarna bör placeras och var förändringar faktiskt gör skillnad. 

Centrala skrivare kan vara mer effektiva 

Många företag har små skrivare placerade vid varje arbetsplats eller i varje rum. Det kan kännas praktiskt, men leder ofta till högre kostnader och mer administration. 

En vanlig strategi är istället att använda färre, mer effektiva skrivare som delas av flera personer eller avdelningar. Centralt placerade skrivare kan hantera större utskriftsvolymer och kräver mindre underhåll. 

Det gör också att det blir enklare att hålla koll på förbrukningsmaterial och service, samt minska risken för att skrivare står still när de behövs som mest. 

Anpassa skrivare efter behov 

Alla skrivare är inte byggda för samma typ av arbete. Vissa är bättre anpassade för stora volymer, medan andra fungerar bäst för mindre utskrifter eller färgdokument. 

När rätt skrivare placeras på rätt plats kan arbetsflödet fungera betydligt smidigare. En avdelning som skriver ut mycket dokument kan till exempel behöva en mer kraftfull skrivare, medan andra delar av organisationen klarar sig med enklare lösningar. 

Det handlar alltså inte bara om hur många skrivare som finns, utan om att de matchar verksamhetens behov och används på rätt sätt. 

Tänk också på säkerheten 

Skrivare hanterar ofta dokument som innehåller känslig information. Därför är det viktigt att även säkerheten tas med i planeringen av utskriftsmiljön. 

Med funktioner som säker utskrift kan användare identifiera sig vid skrivaren innan dokumentet skrivs ut. Det gör att dokument inte ligger kvar i skrivaren och kan läsas av andra. 

När skrivare placeras mer centralt kan det också bli enklare att införa gemensamma säkerhetsrutiner, utan att det påverkar användarnas arbetsflöde. 

En genomtänkt utskriftsmiljö sparar både tid och pengar 

När skrivare placeras strategiskt och används på rätt sätt kan utskriftsmiljön bli både enklare att hantera och mer kostnadseffektiv. Mindre administration, färre driftstopp och bättre kontroll över utskrifter gör stor skillnad i vardagen. 

På Elon Business IT & Solutions hjälper vi företag att analysera sin utskriftsmiljö och ta fram lösningar där rätt skrivare finns på rätt plats. Vi ser till att utrustning, service och support hänger ihop och fungerar i praktiken, varje dag. 

“När skrivarmiljön planeras strategiskt kan den både förenkla arbetet och minska kostnaderna, utan att skapa mer administration.” – Per-Åke Hessedahl, Installationstekniker på Elon Business IT & Solutions 

Vill du se hur ditt företag kan optimera sin utskriftsmiljö? Kontakta oss eller boka ett möte så berättar vi mer och hjälper er få en skrivarlösning som fungerar i vardagen.